Özlük dosyası, işverenin her çalışan için tutmak zorunda olduğu dosyadır. İçindeki belgeler, gizlilik ve saklama kuralları sade bir dille.
Özlük dosyası nedir sorusunun kısa cevabı: 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesine göre işverenin her çalışan için düzenlemek zorunda olduğu dosyadır. Dosyada çalışanın kimlik bilgileri ile kanunlar gereği düzenlenen belge ve kayıtlar yer alır; işveren bunları saklar ve istendiğinde yetkili mercilere gösterir.
Özlük dosyası tutmak zorunlu mu?
Evet. İş Kanunu, işverenin çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemesini öngörür. Bu kural işyerinin büyüklüğüne bağlı değildir; tek çalışanı olan bir işletme de o çalışan için dosya tutar.
Dosyanın amacı, çalışanla ilgili resmî belgelerin tek yerde ve düzenli durmasıdır. Bir denetimde iş müfettişi ya da başka bir yetkili merci dosyayı görmek istediğinde, işveren dosyayı göstermekle yükümlüdür. Kanuna aykırılık idari para cezasına konu olabilir; ceza tutarları her yıl yeniden belirlendiği için güncel tabloya Bakanlık sitesinden bakılabilir.
Özlük dosyasında hangi belgeler olur?
Kanun, dosyada çalışanın kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu olan her türlü belge ve kaydın saklanmasını ister. Uygulamada bu belgelerin başlıcaları şunlardır:
- İş sözleşmesi ya da sözleşme yazılı değilse çalışma koşullarını gösteren yazılı belge
- SGK işe giriş bildirgesi (çalışma başlamadan önce verilir)
- Yıllık izin kayıt belgesi ya da izin defteri
- İş sağlığı ve güvenliği eğitim ve sağlık kayıtları
- Çalışanın kimlik bilgilerini gösteren belge
Sözleşme yazılı değilse ne yapılır?
Süresi bir yıl ve daha uzun olan iş sözleşmelerinin yazılı yapılması zorunludur. Daha kısa ya da belirsiz süreli çalışmalarda sözleşme sözlü de kurulabilir. Bu durumda işveren, en geç 2 ay içinde çalışana yazılı bir belge verir.
Bu belgede genel ve özel çalışma koşulları, günlük ya da haftalık çalışma süresi, temel ücret ve varsa ücret ekleri, ücret ödeme dönemi, süresi belirliyse sözleşmenin süresi ve fesih halinde uyulacak hükümler yer alır. Süresi bir ayı geçmeyen belirli süreli işlerde bu kural uygulanmaz. Belgenin bir örneğinin özlük dosyasında durması, iki taraf için de işinize yarayan bir kayıt olur.
Çalışan bilgileri nasıl korunur?
Özlük dosyası yalnız bir arşiv değildir; içindeki bilgiler kişiseldir. Kanun, işverenin çalışan hakkında edindiği bilgileri kullanırken dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun davranmasını ister.
Gizli kalmasında çalışanın haklı bir çıkarı bulunan bilgiler, örneğin sağlık bilgileri, açıklanmaz. Dosyaların kilitli bir dolapta ya da erişimi sınırlı bir dijital klasörde tutulması, bu kurala uymayı kolaylaştırır.
Belgeler ne kadar süre saklanır?
Bakanlığın açıklamasına göre iş sağlığı ve güvenliği kapsamında tutulan kişisel sağlık dosyaları, çalışanın işten ayrıldığı tarihten itibaren en az 15 yıl saklanır. Bu nedenle çalışan ayrıldığında dosyayı imha etmek yerine arşive kaldırmak önerilir.
Diğer belgeler için de çalışanın ayrılışından sonra dosyayı korumak faydalı olur: çalışma belgesi, hizmet süresi ya da izin kullanımı gibi konularda sonradan bilgi istenebilir.
Hangi işlerde özlük dosyası gerekmez?
İş Kanunu, nitelikleri bakımından en çok 30 iş günü süren işleri süreksiz iş sayar ve bu işlerde özlük dosyası kuralını uygulamaz. Bunun dışındaki tüm çalışanlar için dosya, çalışan işe başlarken açılır.
Süreksiz işlerde de SGK bildirimi gibi başka yükümlülükler devam eder; yalnız özlük dosyası maddesi uygulanmaz.
Sık sorulan sorular
Özlük dosyası tutmak zorunlu mu?
Evet. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesine göre işveren, çalıştırdığı her çalışan için bir özlük dosyası düzenler ve istendiğinde yetkili mercilere gösterir. En çok 30 iş günü süren süreksiz işler bunun dışındadır.
Özlük dosyasında hangi belgeler bulunur?
Çalışanın kimlik bilgileri ile kanunlar gereği düzenlenen belge ve kayıtlar: iş sözleşmesi ya da yazılı çalışma koşulları belgesi, SGK işe giriş bildirgesi, yıllık izin kayıt belgesi ve iş sağlığı ve güvenliği kayıtları bunların başlıcalarıdır.
Özlük dosyası ne kadar saklanır?
Bakanlığın açıklamasına göre kişisel sağlık dosyaları çalışanın işten ayrıldığı tarihten itibaren en az 15 yıl saklanır. Diğer belgeler için de dosyayı ayrılıştan sonra arşivde tutmak faydalı olur.
İş sözleşmesi yazılı yapılmazsa ne olur?
Sözleşme sözlü kurulduysa işveren en geç 2 ay içinde çalışma koşullarını, temel ücreti ve ücret ödeme dönemini gösteren yazılı bir belge verir. Süresi bir ayı geçmeyen belirli süreli işlerde bu kural uygulanmaz.
İlgili bağlantı
Kaynaklar
- İşveren her işçi için özlük dosyası düzenler; kimlik bilgileri ile kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu belge ve kayıtları saklar, istendiğinde yetkili memur ve mercilere gösterir; bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanır, gizli kalmasında haklı çıkar bulunan bilgileri açıklamaz (4857 md. 75)
- Yazılı sözleşme yapılmayan hallerde işveren en geç iki ay içinde çalışma koşullarını, temel ücreti ve ödeme dönemini gösteren yazılı belge verir; süresi bir ayı geçmeyen belirli süreli sözleşmelerde uygulanmaz (4857 md. 8)
- Süreksiz işlerde (en çok otuz iş günü) 75. madde uygulanmaz (4857 md. 10)
- İşveren yıllık izin kayıt belgesini tutmak zorundadır (Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği)
- Kişisel sağlık dosyaları işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl saklanır; İSG kayıtları md. 75 kapsamında tutulur (Bakanlık SSS)
- Sigortalı çalışma başlamadan önce işe giriş bildirgesiyle SGK'ya bildirilir (5510 md. 8)
Son güncelleme: 2 Kasım 2026. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; kişisel durumunuz için ilgili kuruma ya da bir uzmana danışabilirsiniz.
