Yeni Çalışan İşe Başlamadan Önce Yapılması Gereken 4 Adım

SGK işe giriş bildirgesi, yazılı sözleşme, iş güvenliği eğitimi ve özlük dosyası: yeni çalışan işe başlamadan önce işverenin tamamlaması gerekenler.

Yeni bir çalışan işe başlamadan önce işverenin tamamlaması gereken dört temel adım vardır: SGK işe giriş bildirgesi, yazılı sözleşme ya da çalışma koşullarını gösteren belge, iş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve özlük dosyası. İşe giriş bildirgesi, çalışan işe başlamadan en geç bir gün önce verilmelidir.

1. SGK işe giriş bildirgesi: en geç bir gün önce

5510 sayılı Kanun'a göre işveren, çalıştıracağı kişiyi sigortalılığı başlamadan önce sigortalı işe giriş bildirgesi ile SGK'ya bildirir. Genel kural, bildirgenin çalışan işe başlamadan en geç bir gün önce verilmesidir.

Örneğin pazartesi sabahı işe başlayacak bir çalışanın bildirgesinin en geç pazar günü verilmesi gerekir. Pratikte işe alım kararı kesinleştiğinde bildirgeyi hemen vermek, son güne kalan aksiliklerin önüne geçer.

İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerlerinde ise bildirgenin en geç çalışanın işe başladığı gün verilmesi yeterlidir. Bu istisna yalnız bu işyerleri içindir; diğer tüm işyerlerinde bir gün önce kuralı geçerlidir.

2. Yazılı sözleşme ya da çalışma koşulları belgesi

İş Kanunu'na göre iş sözleşmesi, kanunda aksi belirtilmedikçe özel bir şekle bağlı değildir; yani sözlü sözleşme de geçerlidir. Ancak süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmelerinin yazılı yapılması zorunludur.

Yazılı sözleşme yapılmadıysa işveren, çalışana en geç 2 ay içinde çalışma koşullarını gösteren yazılı bir belge vermekle yükümlüdür. Bu belgede şu bilgiler yer alır:

Genel ve özel çalışma koşulları
Günlük ya da haftalık çalışma süresi
Temel ücret ve varsa ücret ekleri
Ücretin ödeneceği dönem
Belirli süreli ise sözleşmenin süresi
Sözleşme sona erdiğinde tarafların uyacağı hükümler

Yazılı sözleşmenin iki tarafa faydası

Mesai saatleri, ücret, ödeme günü ve görev tanımı yazılı olduğunda ileride doğabilecek anlaşmazlıklar azalır. Çalışan neyle karşılaşacağını baştan bilir; işveren de kararlaştırılan koşulları belgeleyebilir.

Bu nedenle kanunun zorunlu tutmadığı durumlarda bile, çalışan işe başlarken kısa ve anlaşılır bir yazılı sözleşme hazırlamak önerilir.

3. İş sağlığı ve güvenliği eğitimi

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'na göre işveren, çalışanların iş sağlığı ve güvenliği eğitimi almasını sağlar. Bu eğitim özellikle işe başlamadan önce verilir.

Eğitim yalnız ilk gün için değildir. Çalışma yeri ya da iş değiştiğinde, iş ekipmanı değiştiğinde ya da yeni bir teknoloji kullanılmaya başlandığında da eğitim tekrarlanır.

Kanuna göre bu eğitimin maliyeti çalışana yansıtılamaz ve eğitimde geçen süre çalışma süresinden sayılır. Yani eğitim saatleri için çalışandan ücret kesilmez, bu saatler mesaiye dahildir.

4. Özlük dosyası

İş Kanunu'na göre işveren, çalıştırdığı her çalışan için bir özlük dosyası düzenler. Bu dosyada çalışanın kimlik bilgilerinin yanında, kanunlar gereği düzenlenmesi gereken her türlü belge ve kayıt saklanır.

İşveren bu dosyayı, istendiğinde yetkili memurlara ve mercilere göstermek zorundadır; bu nedenle özlük dosyası denetimlerde istenir. Dosyada genellikle şunlar bulunur:

Kimlik bilgileri ve kimlik belgesinin örneği
İş sözleşmesi ya da çalışma koşulları belgesi
İşe giriş bildirgesi
Sağlık raporları
İş sağlığı ve güvenliği eğitim kayıtları

Özlük bilgileri gizli tutulur

Kanun, işverene çalışan hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanma yükümlülüğü de verir. Çalışanın gizli kalmasında haklı çıkarı bulunan bilgiler açıklanmaz.

Özlük dosyalarını kilitli bir dolapta ya da erişimi sınırlı bir dijital klasörde saklamak, bu yükümlülüğü yerine getirmeyi kolaylaştırır.

Adımlar atlanırsa ne olur?

İşe giriş bildiriminin geç yapılması ya da hiç yapılmaması idari para cezasına yol açar. Sigortasız çalıştırmanın yaptırımları ise daha da ağırdır. Ceza tutarları yıla göre değiştiği için güncel tutarlara SGK'nın resmî duyurularından bakılması önerilir.

Dört adımı her yeni işe alımda aynı sırayla uygulamak için kısa bir kontrol listesi hazırlamak işinize yarar. Böylece hem çalışan güvence altında işe başlar hem de işletme denetimlere hazır olur.

Sık sorulan sorular

İşe giriş bildirgesi ne zaman verilir?

Genel kural, çalışan işe başlamadan en geç bir gün önce verilmesidir. İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerlerinde en geç çalışanın işe başladığı gün verilmesi yeterlidir.

Sözlü iş sözleşmesi geçerli mi?

Evet, iş sözleşmesi kural olarak sözlü de yapılabilir. Ancak süresi bir yıl ve daha fazla olan sözleşmeler yazılı yapılmalıdır. Yazılı sözleşme yoksa işveren en geç 2 ay içinde çalışma koşullarını gösteren bir belge vermelidir.

İş güvenliği eğitimi ücreti çalışandan kesilebilir mi?

Hayır. 6331 sayılı Kanun'a göre bu eğitimin maliyeti çalışana yansıtılamaz ve eğitimde geçen süre çalışma süresinden sayılır.

Özlük dosyasında neler bulunur?

Çalışanın kimlik bilgileri ve kanunlar gereği düzenlenmesi gereken belge ve kayıtlar: iş sözleşmesi, işe giriş bildirgesi, sağlık raporları ve eğitim kayıtları gibi. Dosya denetimlerde istenir.

İlgili bağlantı

Ücretsiz işveren kaydı

Kaynaklar

Son güncelleme: 2 Ekim 2026. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; kişisel durumunuz için ilgili kuruma ya da bir uzmana danışabilirsiniz.